Na pierwszy rzut oka umowa o dzieło wydaje się idealnym rozwiązaniem dla pracodawcy. Zgodnie z jej konstrukcją jest zleceniodawca, jest wykonawca i jest konkretne dzieło do wykonania. Bez stałego nadzoru, bez obowiązku przesiadywania w biurze, bez tradycyjnej struktury pracowniczej. I bez obowiązku opłacania składek ZUS, co pozwala obu stronom zaoszczędzić. Umowa o dzieło – wolność czy ryzyko?
ZUS od pewnego czasu przygląda się tym umowom z coraz większą uwagą. I to nie bez powodu. Wzrost liczby zawieranych umów o dzieło – zwłaszcza w sektorach takich jak IT, marketing, PR, edukacja czy tworzenie treści – sprawił, że ZUS coraz częściej wszczyna postępowania wyjaśniające kwestionując zawarte umowy.
Czy wiesz, kiedy ZUS może zakwestionować umowę o dzieło? Czy można ją zawrzeć w pełni legalnie, a mimo to mieć później kłopoty? A co grozi, jeśli ZUS uzna, że była to umowa, mająca na celu obejście składek?
Kiedy ZUS uznaje umowę za pozorną?
W rzeczywistości ZUS nie ocenia tego, co strony wpisały w tytule umowy, tylko to, co faktycznie wydarzyło się w ramach umowy. Kontrola ZUS może zakończyć się stwierdzeniem, że umowa o dzieło była jedynie próbą ukrycia umowy zlecenia lub nawet stosunku pracy. W takim przypadku nastąpi zakwestionowanie umowy przez ZUS.
Co to znaczy, że ZUS uznaje umowę za pozorną? To oznacza umowę zawartą dla pozoru – zwykle zostaje celem osiągnięcia korzyści majątkowych i obejścia prawa. Pojawić się wtedy może obowiązek opłacenia składek zdrowotnych wstecz, a nawet odpowiedzialność finansowa za brak zgłoszenia wykonawcy do ubezpieczeń.
Istnieje kilka przesłanek, kiedy ZUS uznaje umowę za pozorną:
- Umowa nie wskazuje jednoznacznie, jaki efekt końcowy “dzieła” ma zostać osiągnięty – nie wiadomo, co właściwie jest dziełem.
- Brakuje odbioru dzieła, czyli np. protokołu wykonania lub dokumentacji efektu pracy.
- Wykonawca faktycznie pracuje regularnie, np. codziennie lub zgodnie z grafikiem, a nie projektowo.
- Zlecający nadzoruje sposób wykonania zadań, instruuje wykonawcę, rozlicza go z czasu pracy, a nie efektu.
A jeśli którakolwiek z tych cech występuje w pracy wykonawcy – jesteśmy blisko definicji umowy – zlecenia lub nawet pracy etatowej. I wtedy ZUS może „przekwalifikować” umowę i uznać, że powinna była być oskładkowana.
Różnice między umową o dzieło a zleceniem
Wiele osób – zarówno przedsiębiorców, jak i freelancerów – nie do końca rozumie, jakie są różnice między dziełem a zleceniem. To nie tylko różnica w nazwie – to zupełnie inna podstawa prawna umowy, inny cel i inne obowiązki.
W uproszczeniu:
- Umowa o dzieło = efekt (np. strona internetowa, książka, aplikacja, raport, projekt),
- Umowa zlecenie = działanie (np. prowadzenie social mediów, dyżury, obsługa klienta, bieżące wsparcie).
W umowie o dzieło wykonawca odpowiada za rezultat. Ma dostarczyć końcowy produkt, który zleceniodawca może zaakceptować lub odrzucić. W umowie zleceniu – chodzi raczej o staranne działanie, a nie o finalny wynik.
Dlatego różnice między umową o dzieło a zleceniem mają znaczenie – szczególnie dla ZUS. Pomylenie tych dwóch form może oznaczać, że przedsiębiorca nieświadomie naraża się na obowiązek zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami z tytułu wykorzystania błędnej umowy – i to nawet do pięciu lat wstecz.
Jak zapobiegać pomyłkom? Doradca podatkowy Warszawa pomoże ocenić ryzyko umów w firmie i zaproponować zmiany, które ochronią przedsiębiorcę przed problemami.
Składki na ubezpieczenie przy umowie o dzieło – czy zawsze ich nie ma?
Wielu zleceniodawców żyje w przekonaniu, że oskładkowanie zupełnie nie dotyczy umowy o dzieło. I rzeczywiście, w większości przypadków tak jest: umowa o dzieło nie stanowi tytułu ubezpieczeniowego, co oznacza, że zwykle nie generuje obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne.
W praktyce od kilku czynników zależało będzie, czy od umowy o dzieło trzeba płacić składki. Składki będą obowiązkowe, jeśli:
- umowa o dzieło została zawarta z pracodawcą wykonawcy,
- dzieło jest realizowane na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca ma już etat,
- ZUS uzna, że umowa o dzieło była w rzeczywistości na przykład zleceniem.
W takiej sytuacji następuje automatyczne włączenie wykonawcy do systemu ubezpieczeń. Skutkuje to obowiązkiem zapłaty zaległych składek i może generować duże obciążenie finansowe. Jednocześnie wykonawca nabywa prawo do świadczeń społecznych, nawet wstecz.
Jak bronić się przed decyzją ZUS?
W przypadku, gdy dojdzie do zakwestionowania umowy przez ZUS, ważne jest, by nie działać w panice. Przede wszystkim należy przeanalizować treść i faktyczne wykonanie dzieła. Czy można wskazać konkretny rezultat? Czy istnieją dowody jego wykonania – np. protokół odbioru, plik, dokument, praca? Czy zleceniobiorca działał samodzielnie?
To właśnie są elementy, które mogą pomóc w obronie przed ZUS.
Jak bronić się przed decyzją ZUS? – najskuteczniejsze są:
- spójna dokumentacja umowy,
- wskazanie unikatowego charakteru dzieła,
- dowody niezależności wykonawcy,
- brak elementów podporządkowania i nadzoru,
- wykazanie, że dzieło można było jednoznacznie ocenić i odebrać.
W bardziej skomplikowanych przypadkach warto skorzystać z pomocy specjalisty, jakim jest doradca podatkowy Warszawa Praga, który zna realia kontroli i praktykę urzędów. Takie wsparcie może okazać się nieocenione na etapie składania wyjaśnień, przygotowywania odwołań czy nawet sporu sądowego.
Dla kogo temat umów jest szczególnie ważny?
Obecnie jest to szeroki segment rynku. Rozróżnienie charakteru umów dotyczy całych grup zawodowych, które korzystają z umów o dzieło – grafików, copywriterów, programistów, tłumaczy, doradców, szkoleniowców, autorów treści, specjalistów ds. marketingu. Ale również dla firm, które zawierają takie umowy z osobami z zewnątrz – zwłaszcza w sytuacji regularnej współpracy.
Praca a dzieło – to nie tylko kwestia językowa, ale realna różnica prawna. Różnice między dziełem a zleceniem są czasami subtelne, ale mają ogromne znaczenie prawne i finansowe.Uczciwa i rzetelnie sporządzona umowa o dzieło nadal jest całkowicie legalna i korzystna. Trzeba tylko umieć ją poprawnie przygotować – i wiedzieć, czego unikać oraz jak się zabezpieczyć.
