Zmiany w opodatkowaniu pracy zdalnej – co przedsiębiorca musi wiedzieć w 2026 roku?
Praca zdalna zyskuje z każdym rokiem na popularności. Biorąc pod uwagę, że 2025 r. zbliża się już ku końcowi warto odświeżyć nieco ten temat, zwłaszcza z punktu widzenia przedsiębiorcy? Czy w nadchodzącym czasie należy spodziewać się rewolucyjnych zmian? Jakie obowiązki podatkowe generuje praca zdalna? O tym w dzisiejszym wpisie.
Jak zmienią się podatki od pracy zdalnej w 2026 roku?
W styczniu 2026 r. przepisy dotyczące pracy zdalnej pozostaną w zasadzie niezmienione. Pracownicy wykonujący obowiązki z domu mogą jednak odczuć planowane rozszerzenie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy, która zyska szersze możliwości prowadzenia kontroli na odległość, jeśli planowana nowelizacja w tym zakresie zostanie przyjęta. Poza tym sam charakter pracy zdalnej oraz jej rodzaje pozostają takie jak dotychczas.
Zmianie w żaden sposób nie ulegnie również definicji pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu Pracy praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków służbowych w całości lub części w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo zaakceptowanym przez pracodawcę, najczęściej z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających komunikację na odległość. W obecnej definicji najważniejsze jest to, że to pracownik wskazuje lokalizację wykonywania pracy — zwykle jest to jego dom, choć nie musi — a pracodawca musi wyrazić na to zgodę.
Warto przy tym pamiętać, że Kodeks pracy przewiduje również okazjonalną pracę zdalną, która może być wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. W takim przypadku część obowiązków pracodawcy, w szczególności dotyczących pokrywania kosztów pracy zdalnej czy organizacji stanowiska pracy w domu pracownika, jest istotnie ograniczona.
Czy pracodawca może odliczyć koszty pracy zdalnej?
Pracodawca ma prawo odliczyć koszty pracy zdalnej, pod warunkiem że pozostają one w związku z prowadzoną działalnością i są odpowiednio udokumentowane. Zaliczeniu do kosztów mogą podlegać wydatki związane z organizacją stanowiska pracy, koszty usług internetowych używanych do celów służbowych, a także opłaty za specjalistyczne narzędzia, subskrypcje czy oprogramowanie niezbędne do wykonywania obowiązków. W praktyce oznacza to, że rozliczenie kosztów home office może stać się jednym z elementów optymalizacji podatkowej przedsiębiorcy.
Warto pamiętać, że koszty te można traktować jako koszty uzyskania przychodu przy pracy zdalnej, o ile pracodawca wykaże ich celowość, gospodarność i związek z działalnością. Dotyczy to również wydatków ponoszonych w ramach pracy hybrydowej. Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z ryczałtowego mechanizmu pokrywania kosztów, który jest korzystny zarówno dla pracownika, jak i dla firmy, a jednocześnie pozostaje zgodny z przepisami podatkowymi. Dla wielu firm działających na większą skalę oznacza to znaczące uproszczenie księgowości i przewidywalność obciążeń podatkowych.
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca zatrudniający zdalnie?
Przedsiębiorca korzystający z pracy zdalnej musi wypełnić konkretne obowiązki wynikające zarówno z ustaw podatkowych, jak i z przepisów prawa pracy. Najważniejszym z nich jest zapewnienie pracownikowi narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych — mogą to być laptopy, telefony, oprogramowanie, urządzenia peryferyjne czy akcesoria biurowe. Jeśli pracownik wykorzystuje własny sprzęt, przedsiębiorca musi zapewnić mu ekwiwalent za jego używanie.
Do obowiązków należy także pokrycie niezbędnych kosztów związanych z pracą, takich jak energia elektryczna i dostęp do Internetu. Wypłata ryczałtu jest uproszczonym sposobem realizacji tego obowiązku, jednak wymaga wcześniejszego ustalenia zasad jego naliczania. Pracodawca musi również wprowadzić w firmie regulamin pracy zdalnej lub odpowiednie zapisy w porozumieniach indywidualnych, określające zasady wykonywania pracy, kontroli, bezpieczeństwa danych i rozliczania należności. Wymogi te budują system, w którym obowiązki pracodawcy stają się bardziej sformalizowane, ale też lepiej dopasowane do realiów pracy poza biur
Dodatkowo przedsiębiorca musi zadbać o bezpieczeństwo i higienę pracy w warunkach domowych. Chociaż pracownik sam organizuje sobie przestrzeń pracy, pracodawca nadal odpowiada za informowanie o zasadach BHP, oceny ryzyka zawodowego oraz możliwość przeprowadzania kontroli dotyczących organizacji pracy.
W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej katalog obowiązków pracodawcy jest węższy. Ustawodawca zakłada, że jest to rozwiązanie incydentalne, stosowane na wniosek pracownika, dlatego nie każda z opisanych wyżej procedur i świadczeń (w tym obowiązek wypłaty ryczałtu na koszty energii czy internetu) musi być stosowana w takim samym zakresie jak przy stałym lub hybrydowym modelu pracy zdalnej. W praktyce każdy przedsiębiorca powinien więc jasno rozróżnić w dokumentacji wewnętrznej, kiedy w firmie mamy do czynienia z „regularną” pracą zdalną, a kiedy wyłącznie z okazjonalnym home office.
Jak rozliczać pracownika zdalnego w PIT?
W kontekście podatku dochodowego kluczowe jest to, że ekwiwalent lub ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku poboru zaliczki na PIT ani naliczania składek ZUS od tych świadczeń. Jednocześnie pracownik zachowuje prawo do standardowych lub podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeśli spełnia ustawowe warunki — te zasady pozostają bez zmian w 2026 roku.
Trzeba jednak podkreślić, że wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu powinna odpowiadać realnym, możliwym do uzasadnienia kosztom pracy zdalnej. W praktyce oznacza to konieczność oparcia się na obiektywnych parametrach – takich jak przeciętne zużycie energii przez sprzęt komputerowy, proporcjonalny udział abonamentu internetowego w wykorzystaniu służbowym czy liczba dni pracy zdalnej w miesiącu. Jeżeli wypłacane kwoty byłyby oczywiście oderwane od rzeczywistych wydatków, organy podatkowe lub ZUS mogą zakwestionować zwolnienie i uznać nadwyżkę za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że rozliczanie pracy zdalnej przez przedsiębiorców wymaga rzetelnego prowadzenia dokumentacji dotyczącej wypłacanych świadczeń oraz właściwego przyporządkowania ich w ewidencji księgowej. Rozliczenie pracownika w PIT nie powinno generować dodatkowych obciążeń, o ile świadczenia są zgodne z przepisami i prawidłowo opisane w dokumentacji wewnętrznej. W zakresie takich rozliczeń warto korzystać z fachowego wsparcia doświadczonego podmiotu jakim jest doradca podatkowy Warszawa.
