Zmiany w zakresie prawa pracy w związku z epidemią COVID

Praca zdalna

Charakterystyka pracy zdalnej

Ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych uprawnia pracodawcę do polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Pracą zdalną jest praca określona w umowie, poza miejscem jej stałego świadczenia. O skierowaniu pracownika do wykonywania pracy zdanej decyduje każdorazowo pracodawca.

Niezależnie od miejsca wykonywania pracy, pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy takiej samej jak przy zwykłym trybie pracy. Na pracowniku ciążą również te same prawa jak i obowiązki.

Ustawa nie określa formy, w której pracodawca powinien wydać polecenie pracownikowi. Może to być dowolna forma np. ustna, pisemna, mailowa, telefoniczna. Powinna jednak zostać potwierdzona przez obie strony umowy. Ponadto, polecenie pracodawcy nie wymaga szczególnego uzasadnienia. Należy jednak pamiętać, że polecenie pracownikowi pracy zdalnej, zgodnie z ustawą, ma na celu przeciwdziałanie COVID-19. Przy czym, stosownie do dyspozycji art. 2 ust. 2 Ustawy, przeciwdziałanie COVID-19 to wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby.

Okres trwania pracy zdalnej nie może przekroczyć 180 dni, licząc od dnia wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, o ile jest to uzasadnione przeciwdziałaniem COVID-19.

Czas pracy pracownika pozostaje taki sam jak w umowie o pracę.

Za czas pracy zdalnej pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia.

Kwestionowanie przez pracownika pracy zdalnej

Pracownik nie może kwestionować polecenia pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnie. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń pracodawcy, jeżeli nie są one sprzeczne z umową o pracę lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Zgodnie z art. 108 § 1 kodeksu pracy „za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy, pracodawca może stosować: karę upomnienia, karę nagany”.

Wobec powyższego, odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest sprzeczne z umową o pracę oraz przepisami powszechnie obowiązującymi może skutkować nałożeniem na pracownika kary upomnienia lub nagany.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna może odbywać się poza miejscem stałego wykonywania pracy. Ustawa nie określa ani nie odwołuje się do warunków mieszkaniowych pracownika dla potrzeb pracy zdalnej. Nie ma również żadnych ograniczeń czy to ma być dom, czy też mieszkanie. Może to być także inny lokal pracodawcy. Jednakże w przypadku zgłoszenia przez pracownika, braku możliwości wykonywania swojej pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca winien zapewnić pracownikowi inne miejsce, w którym będzie mógł wykonywać obowiązki w formie pracy zdalnej.

Wdrożenie pracy zdalnej, wymaga zapewnienia każdemu pracownikowi sprzętu do jej wykonania. Pracodawca nie może nakazać używania prywatnego sprzętu pracownika.

Wykonywanie pracy zdalnej najczęściej będzie obywało się w domu/mieszkaniu pracownika przy wykorzystaniu: komputera, telefonu lub innego sprzętu biurowego W przypadku wystąpienia dodatkowych kosztów u pracownika w zw. z realizacją pracy zdalnej (np. ze względu na zużycie energii elektrycznej, korzystanie z Internetu, zużycie tuszu w drukarce), pracownik i pracodawca powinni rozważyć zawarcie odrębnego porozumienia, na mocy ustalony zostanie mechanizm wzajemnych rozliczeń (w zw. z wystąpieniem dodatkowych kosztów po stronie pracownika).

Przepisy dotyczące BHP oraz wypadków przy pracy

Problematyczne pozostaje zagadnienie stosowania się przez pracownika do przepisów BHP oraz zapobiegania wystąpienia ewentualnych wypadków przy pracy. Obecna sytuacja w kraju nie zwalnia pracodawców z obowiązku ochrony życia i zdrowia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z art. 207 kodeksu pracy, pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Pracodawca jest zatem obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Mając ww. na uwadze, zlecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien załączyć instrukcje/wytyczne dotyczące bezpiecznego wykonywania pracy poza siedzibą firmy jak również oczekiwać informacji od pracownika, co do warunków, w których pracownik pracę będzie wykonywać.

Przepisy kodeksu pracy ani ustawy nie regulują sytuacji, gdy praca wykonywana jest przez pracownika w jego miejscu zamieszkania – okazjonalnie. W związku z powyższym, do wypadków przy pracy zastosowanie będą miały ogólne przepisy dotyczące ustalania okoliczności i przyczyn wypadku w pracy.

Zmiana warunków pracy i płacy

Przy ustalaniu warunków i trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy nie stosuje się art. 42 § 1-3 Kodeksu pracy, czyli wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy.

Pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, tj. spadek sprzedaży towarów lub usług, w ujęciu ilościowym lub wartościowym:

nie mniej niż o 15%, obliczony, jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 1, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego;
nie mniej niż o 25% obliczony, jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, o którym mowa w ust.1, w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego; może rozważyć możliwość wprowadzenie przestoju ekonomicznego lub obniżenia wymiaru czasu pracy.

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu. Porozumienie zawiera pracodawca z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, zakładową organizacją związkową, jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo przedstawicielami pracowników, wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów, może obniżyć wymiar czasu pracy o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy

Ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie systemu ochrony zdrowia związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, daje możliwość pracującym rodzicom uzyskania specjalnego świadczenia z ZUS na czas sprawowania opieki nad dzieckiem w związku z zamknięciem szkół, przedszkoli, placówek oświatowych.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom lub opiekunom prawnym dzieci, którzy są objęci ubezpieczeniem chorobowym (są pracownikami, zleceniobiorcami, osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą) oraz opiekują się dzieckiem poniżej 8 roku życia, w przypadku, gdy w związku z koronawirusem zamknięto żłobek, szkołę, przedszkole, klub dziecięcy, do którego uczęszczało dziecko. Wysokość dodatkowego zasiłku wynosi 80 % wynagrodzenia.

Pracownik informuje pracodawcę oraz składa oświadczenie o sprawowaniu opieki nad dzieckiem w wieku do 8 lat w związku z zamknięciem z powodu COVID-19 żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły. Jeśli dodatkowy zasiłek opiekuńczy będzie wypłacał ZUS, płatnik składek – Pracodawca przekazuje oświadczenie ubezpieczonego do ZUS. Bez złożenia oświadczenia przez pracownika nie jest możliwa wypłata zasiłku. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że zasiłki nie obciążają Pracodawców. Pracodawca wypłaca zasiłek (w przypadku, gdy jest do tego zobowiązany) wypłacone kwoty rozlicza z ZUS.

W ustawie z dnia 31 marca 2020 r. wprowadzono 14 dni dodatkowego zasiłku opiekuńczego dla ubezpieczonego, który został zwolniony (na takich samym warunkach jak wyżej) od wykonywania dotychczasowej pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje rodzicom lub opiekunom prawnym dzieci, którzy opiekują się dzieckiem poniżej 8 roku życia i którzy równocześnie są objęci ubezpieczeniem chorobowym (np. są pracownikami, zleceniobiorcami, osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą).

Wynagrodzenie postojowe

Pakiet tarczy antykryzysowej, w tym ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, uwzględniają również udogodnienia dla pracodawców objętych przestojem ekonomicznym. W celu złagodzenia negatywnych skutków, jakie stan epidemiczny wywołuje w działalności przedsiębiorców, w szczególności mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, planowane jest ich wsparcie m.in. poprzez dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń pracowników danego przedsiębiorcy oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to pracodawców, u których nastąpił spadek obrotów w związku z epidemią COVID – 19.

Zgodnie z art. 15g ust. 9 pkt 1 ustawy o zmianie ustawy o COVID, przez spadek obrotów gospodarczych rozumie się spadek sprzedaży towarów lub usług w ujęciu ilościowym lub wartościowym:

nie mniej niż o 15 % liczone, jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnych 2 kolejnych miesięcy w okresie od stycznia 2020 r. do łącznych obrotów z analogicznych 2 miesięcy z roku ubiegłego, lub
nie mniej niż o 25 % liczone, jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego w okresie od stycznia 2020 r. w porównaniu do miesiąca poprzedniego.

Dofinansowanie nie przysługuje do wynagrodzeń pracowników, których wynagrodzenie uzyskane w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym został złożony wniosek, było wyższe niż 300% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę.

Możliwe są dwie formy wsparcia dla przedsiębiorców:

Dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika objętego przestojem ekonomicznym

Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym może zostać obniżone wynagrodzenie nie więcej jednak niż o 50% i nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Do tak obniżonego wynagrodzenia przysługuje dofinasowanie w wysokości 50 % minimalnego wynagrodzenia za pracę w okresie wprowadzonego przez pracodawcę przestoju ekonomicznego.

Przedsiębiorcy przysługują rówież środki z FGŚP na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne pracowników należnych od pracodawcy od przyznanych świadczeń, o których mowa powyżej.

Kwota dofinansowania w okresie przestoju ekonomicznego obliczona, jako suma 50 % minimalnego wynagrodzenia brutto (1.300,00 zł) oraz należnych składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracodawcę (233,00 zł) wynosi 1.533,00 zł (na jednego pracownika).

Dofinansowanie przy obniżonym wymiarze czasu pracy

Przedsiębiorca może obniżyć wymiar czasu pracy pracowników o 20 %, jednak nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W takim przypadku przysługuje dofinansowanie do wysokości połowy wynagrodzenia, ale nie więcej niż 40 % przeciętnego wynagrodzenia za pracę.

Kwota dofinansowania do wynagrodzeń w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy obliczona, jako 40 % przeciętnego wynagrodzenia w IV kw. 2019 r. wynosi 2.079,00 zł, co oznacza, że łącznie z należnymi od tej kwoty składkami na ubezpieczenia społeczne (373,00 zł) próg dofinansowania za jednego pracownika wynosić będzie 2.452,00 zł.

Dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń pracowników przez starostę, w przypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorców zatrudniających pracowników, w zależności od spadku obrotów. [art. 15zzb ustawy o zmianie ustawy o COVID]

Dofinansowanie to będzie mogło zostać przyznane w przypadku spadku obrotów rozumianych, jako zmniejszenie sprzedaży towarów lub usług w ujęciu ilościowym lub wartościowym obliczone, jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po dniu 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku o przyznanie dofinansowania, w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego; za miesiąc uważa się także 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych, w przypadku gdy dwumiesięczny okres porównawczy rozpoczyna się w trakcie miesiąca kalendarzowego, to jest w dniu innym niż pierwszy dzień danego miesiąca kalendarzowego.

W przypadku przedsiębiorców zatrudniających pracowników dofinansowanie będzie obejmowało część kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne (należnych zarówno od pracowników, jak i przedsiębiorcy będącego pracodawcą) – przedsiębiorca będzie mógł wystąpić o dofinansowanie wynagrodzeń wszystkich pracowników, jak też tylko części z nich.

Dofinansowanie będzie mogło zostać przyznane, gdy spadek obrotów wyniesie:

co najmniej 30% – w wysokości nieprzekraczającej kwoty stanowiącej sumę 50% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę w odniesieniu do każdego pracownika,
co najmniej 50% – w wysokości nieprzekraczającej kwoty stanowiącej sumę 50% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 70% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę w odniesieniu do każdego pracownika,
co najmniej 80% – w wysokości nieprzekraczającej kwoty stanowiącej sumę 90% wynagrodzeń poszczególnych pracowników objętych wnioskiem o dofinansowanie wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne należnymi od tych wynagrodzeń, jednak nie więcej niż 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę w odniesieniu do każdego pracownika;

Dofinansowanie może być przyznane na okres nie dłuższy niż 3 miesiące, dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców.

Dofinansowanie będzie wypłacane w okresach miesięcznych, po złożeniu przez przedsiębiorcę oświadczenia o zatrudnianiu w danym miesiącu pracowników objętych umową, według stanu na ostatni dzień miesiąca, za który dofinansowanie będzie wypłacane. Oświadczenie to będzie składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Przedsiębiorca będzie obowiązany do utrzymania w zatrudnieniu pracowników objętych umową przez okres dofinansowania oraz okres równy temu okresowi, po zakończeniu dofinansowania. W przypadku niedotrzymania tego warunku będzie zobowiązany do zwrotu dofinansowania, proporcjonalnie do okresu nieutrzymania w zatrudnieniu pracownika, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty. Nie jest przewidziane naliczanie odsetek od kwoty należnej do zwrotu.

Uelastycznienie czasu pracy

U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 i który nie zalega w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r., dopuszczalne jest:

Ograniczenie nieprzerwalnego odpoczynku

Umożliwia się ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 § 1 Kodeksu pracy) do nie mniej niż 8 godzin, i nieprzerwanego odpoczynku (art. 133§ Kodeksu pracy), do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego, co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

W zakresie odpoczynku, o którym mowa w art. 132 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z art. 15 zf ust.3 Ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku w wymiarze różnicy między 11 godzinami, a liczbą godzin krótszego wykorzystanego przez pracownika okresu odpoczynku. Równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udziela pracownikowi w okresie nie dłuższym niż 8 tygodni.

Porozumienia, o których mowa powyżej, zawiera pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi, działającymi u pracodawców lub z przedstawicielami pracowników, gdy organizacje związkowe u pracodawców nie działają.

Zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy oraz zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

Dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W tym celu konieczne jest zawarcie porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy.

Natomiast zgodnie z art. 15 zf ust. 6 ww. Ustawy, w zakresie i przez czas określony w porozumieniu w sprawie wprowadzenia systemu równoważnego czasu pracy lub o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami nie stosuje się wynikających z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy oraz z zakładowego układu zbiorowego pracy warunków umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-10, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, wprowadzane rozwiązania mają na celu:

dać pracodawcom bardziej elastyczne zasady ustalania pracownikom czasu pracy;
umożliwić – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, działającymi u pracodawców lub z przedstawicielami pracowników, gdy organizacje związkowe u pracodawców nie działają – modyfikację warunków zatrudnienia ukształtowanych w umowach o pracę i tym samym przyczynić się do zachowania miejsc pracy.